【幹事必見】飲み会の出欠確認にはWEB招待状が便利｜忘年会・新年会でも活躍！
忘年会や新年会など、飲み会には出欠確認が必須。
参加人数が多ければ多いほど、出欠確認は大変な作業になります。
WEB招待状は、招待からゲスト管理までWEB上で一括管理できるので、飲み会の出欠確認におすすめです。
- この記事はこんな人にオススメ！
-
- 飲み会の出欠確認にWEB招待状を活用したい
- WEB招待状の使い方が知りたい
- 飲み会の招待を出すときのポイントが知りたい
今回はこのような方に向けて、飲み会の出欠確認に便利なWEB招待状サービスについて紹介します。
WEB招待状を飲み会の出欠確認に活用したいという方は、ぜひ参考にしてください。
飲み会の案内や出欠確認にWEB招待状がおすすめな理由
結婚式の招待状として誕生したWEB招待状ですが、飲み会の案内や出欠確認にも人気を集めています。
WEB招待状が飲み会の案内や出欠確認にもおすすめな理由は、以下の通りです。
- WEB招待状がおすすめな理由
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- メールやSNSで簡単に送れる
- 画像やURLを入れ込める
- 費用や手間を削減できる
- 出欠管理が簡単
では、WEB招待状が飲み会の案内や出欠確認にもおすすめな理由について、詳しく見ていきましょう。
メールやSNSで簡単に送れる
メールやSNSで簡単に送れるというのは、WEB招待状の大きなメリット。
招待したい相手にURLを送るだけなので、URLを送れるものだったらどんな方法でも招待状を送れます。
たくさんの人が集まるような飲み会でも、メールやSNSで簡単に案内を送れるのは、嬉しいポイント。
受け取った側も、WEB招待状から簡単に出欠席を送信できるというメリットがあります。
画像やURLを入れ込める
WEB招待状は、自由に画像やURLを入れ込んで、完全オリジナルの招待状を作成できます。
例えば、会場までの地図を挿入したり、料理や飲み物の画像を入れ込んだりすることも可能。
そうすることで、飲み会の様子や雰囲気が想像しやすく、出席率アップにもつながるでしょう。
費用や手間を削減できる
WEB招待状は、スマートフォンやパソコンさえあれば簡単に作成することが可能。
また、SNSやメッセージ、メールなどで簡単に送れるので、幹事側の手間の削減に繋がります。
飲み会の案内は、1人1人に合わせて文面を変えたり、男女で会費が違う場合もあったりと、案内や招待状を作成するだけでも手間がかかるもの。
WEB招待状を使うとURLを送るだけなので、大幅な手間の削減に繋がります。
また、WEB招待状の多くは無料で利用可能。
ブラ美
便利な機能にもかかわらず、お金をかけずに利用できるのは嬉しいポイントですね。
出欠管理が簡単
WEB招待状は、出欠管理が簡単なことも魅力のひとつ。
WEB上で出欠管理を簡単におこなえます。
出欠管理が簡単ということは、先ほど紹介した「手間を削減できる」ことにも繋がりますね。
飲み会に向けたでのWEB招待状の使い方【忘年会・新年会など】
飲み会にWEB招待状を利用したいときは、どのような手順で作成するのでしょうか。
WEB招待状の作成手順は、以下の通りです。
- WEB招待状の作成手順
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- 飲み会に招待する人をリストアップする
- 使用するWEB招待状サービスを決める
- WEB招待状に記載する内容を決める
- WEB招待状のデザインを決める
- WEB招待状を作成する
- 招待したい人にWEB招待状を送付する
では、飲み会に向けたWEB招待状の作成手順について、詳しく見ていきましょう。
①飲み会に招待する人をリストアップする
まずは、飲み会に招待する人をリストアップするところからはじめます。
男性と女性で会費が異なる場合は、男女別にリストを作成しましょう。
②使用するWEB招待状サービスを決める
次に、使用するWEB招待状サービスを決めましょう。
WEB招待状サービスは、さまざまな企業から発表されていますが、それぞれのサービスに異なる特徴があります。
例えば、女性が多いならおしゃれなテンプレートがあるサービスを選んだり、外国人を招待するなら外国語に対応しているサービスを選んだり…
招待したい人に合わせて、WEB招待状サービスを選ぶことが大切です。
【2024年最新12選】WEB招待状の無料おすすめサービスを徹底比較
さまざまなメリットがあることから、採用する人が増えているWEB招待状。WEB招待状サービスの種類も増え、どこに依頼したら良いのか悩んでしまうと思います。今回はこのようにWEB招待状の依頼先を悩んでいる
③WEB招待状に記載する内容を決める
飲み会に向けてWEB招待状を作るときは、記載する内容を事前に決めておくことも大切。
出席率を高めるためにも、飲み会の情報をわかりやすく丁寧に記載しましょう。
WEB招待状に記載すべき基本項目は、以下の通りです。
- WEB招待状に記載すべき基本項目
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- 案内文
- 開催日時
- 開催場所
- 会場へのアクセス（地図があると親切）
- 会費とその支払方法
- 代表幹事名
- 問い合わせ先
- 出欠の返信期限
この他にも、特筆すべきことがある場合はWEB招待状に入れ込みましょう。
④WEB招待状のデザインを決める
次に、WEB招待状のデザインを決めます。
飲み会に向けたWEB招待状は、飲み会の案内がしっかりと伝えられるのであれば、どんなデザインでもOK。
女性が多いなら華やかなデザインを、かっちりとした飲み会ならシンプルなデザインを選ぶなど、開催する飲み会の雰囲気にぴったりのデザインを決めましょう。
⑤WEB招待状を作成する
WEB招待状のデザインが決まったら、WEB招待所の作成に取り掛かりましょう。
WEB招待状は、案内に沿って必要事項を入力するだけで作成可能。
特に難しいポイントもないので、スマートフォンやパソコンさえあれば、誰でも作ることができます。
⑥招待したい人にWEB招待状を送付する
WEB招待状が完成したら、招待したい人に送付しましょう。
WEB招待状は、URLを送付するだけでOK。
メールやSNSなど、URLを送付できるものであれば、どんな手段でも送ることができます。
飲み会の出欠確認にWEB招待状を出すときのポイント
飲み会の案内や出欠確認にWEB招待状を出すときのポイントは、以下の通りです。
- WEB招待状を出すときのポイント
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- 相手に合わせて文面を変える
- 開催の1ヶ月前を目安に送る
- WEB招待状が難しい人には他の手段を考える
では、ひとつずつ詳しく見ていきましょう。
相手に合わせて文面を変える
飲み会の招待状は、相手に合わせて文面を変えながら作成します。
親しい相手への招待状や、仲間内でおこなう飲み会の招待状なら、カジュアルな文面で作成してOK。
ビジネス関係や、大勢に向けた招待状の場合は、フォーマルな文面で作成しましょう。
WEB招待状なら、相手に合わせて文面を変更し、何パターンかの文面の招待状を作成することが可能。
会社関係であれば社内と社外で文面を変えるなど、相手に合わせた適切な文面で招待状を作成しましょう。
開催の1ヶ月前を目安に送る
飲み会の案内や出欠確認は、開催の1ヶ月前には発送できるように準備します。
出欠確認や会場との調整の時間を考えると、なるべく早く出欠席を取りたいですよね。
しかし、出欠確認を早く送ってしまうと、まだ予定がわからないという理由で欠席になってしまう場合もあるため、早すぎるというのもNG。
しかし、遅すぎると会場の最終調整や料理の数の最終決定に間に合わないので、開催の1ヶ月前を目安に送るようにします。
WEB招待状が難しい人には他の手段を考える
スマートフォンを持っていなかったり、スマートフォンの操作が難しかったりと、WEB招待状を受け取るのが難しい人には他の手段を考えることも大切。
WEB招待状が受け取れる人にはWEB招待状を送付し、受け取れない人にはメールや手紙で案内を送付するなど、WEB招待状とその他の手段で送り分けしましょう。
まとめ
今回は、飲み会の出欠確認に便利なWEB招待状サービスについて紹介しました。
飲み会の案内や出欠確認にも、WEB招待状が便利です。
「飲み会の出欠確認にWEB招待状を使いたい。」
「飲み会の出欠確認にWEB招待状が人気の理由を知りたい。」
という方は、この記事を参考にしてくださいね。
