【そのまま使える文例あり】同窓会の案内状の書き方を解説！
同窓会の開催が決まったら、案内状を作成する必要があります。
では、どのような内容で案内状を作成すれば良いのでしょうか。
- この記事はこんな人にオススメ！
-
- 同窓会の案内状を作成したい
- 同窓会の案内状の作り方が知りたい
- 同窓会の案内状の文例が見てみたい
今回はこのような方に向けて、同窓会の案内状を作成する際のポイントやそのまま使える文例を紹介します。
同窓会を計画しているという方は、ぜひ参考にしてください。
同窓会の案内状を作成するポイント
同窓会の案内状は、同窓生はもちろん、招待する先生にも失礼のないように作成する必要があります。
しっかりとポイントを押さえ、マナーを守りながら作成しましょう。
同窓会の案内状を作成する上で、押さえておきたいポイントは以下の通りです。
- 同窓会の案内状を作成するポイント
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- 礼儀正しい文章を心がける
- リストを用意する
- 卒業年度を間違えない
- 先生宛の案内状は分けて作る
- 同窓会の2～3ヶ月前に発送できるように準備する
では、それぞれのポイントについて詳しく見ていきましょう。
礼儀正しい文章を心がける
案内状を送る相手とどんなに親しい仲であったとしても、同窓会の案内状は礼儀正しい文章で書くのがマナー。
基本的なビジネス文書の構成を意識しながら、丁寧な言葉遣いと礼儀正しい文章で案内状を作成しましょう。
リストを用意する
初めて同窓会を開催する場合は、まず招待者リストを用意しましょう。
招待者リストを用意しておくことで、2度目以降の同窓会の開催が楽になります。
同窓会を何度か開催している場合でも、リストが用意されていなければ、リストを用意しましょう。
また、リストが用意されている場合でも、変更点があれば変更しておきます。
リストを用意するときは、以下の3つの状況別に分類して作成しましょう。
- 招待者リスト
-
- 発送可能
- 住所不明
- 逝去した
基本的には「同窓会名簿」からリストアップできますが、住所が不明な人がいる場合は、母校に問い合わせたりSNSを活用したりしながら情報を集めます。
また、亡くなった同窓生に謝って案内状を送らないように、逝去者リストを作ることも大切です。
卒業年度を間違えない
同窓会の案内状に卒業年度を書く場合は、間違えないように注意が必要。
例えば、2010年3月に卒業した場合は「2009年度卒業生」となります。
「年度」の記載は間違えやすいポイントのひとつなので、間違えないように気を付けましょう。
先生宛の案内状は分けて作る
先生を招待する同窓会の場合、先生宛の案内状は同窓生に送る案内状とは分けて作ります。
先生宛の案内状は、同窓生宛の案内状よりも書き方やマナーに気を付ける必要があり、記載する内容が変わる場合もあるので、別で作成する必要があるのです。
先生の退職祝いを兼ねている場合など、先生を「招待」する同窓会の場合は、先生に会費を請求するのはマナー的にNG。
なので、先生宛の案内状には、会費については記載しないようにします。
先生と同窓生では会費が違ったり、集合時間が違ったりすることもあるため、先生宛の案内状は同窓生とは分けて作りましょう。
同窓会の2～3ヶ月前に発送できるように準備する
同窓会の案内状は、同窓会の2〜3ヶ月前には発送できるように準備しましょう。
2〜3ヶ月前に発送し、返信の期日を同窓会の1ヶ月前に設定します。
同窓会の1ヶ月前になると、会場の最終調整や料理の数の最終決定が必要。
そのためには、同窓会の1ヶ月前には、同窓会の出欠がわかるようにする必要があるのです。
そこから逆算すると、案内状は同窓会の2〜3ヶ月前には発送するのがベスト。
ブラ美
早めに発送すると都合をつけやすくなるため、出席率がアップしますよ。
同窓会の案内状に使える文例
同窓会の案内状は、誰に宛てたものなのかや、同窓会を開催するタイミングなどで文面が異なります。
例えば、先生宛の案内状は格式高い文章を意識するのに対し、同窓生宛の案内状はマナーを守った中なら親しみのある文章でもOK。
また、成人を記念しての同窓会なのか、創立○周年を記念しての同窓会なのかなどによって、文面が異なります。
ここからは、さまざまなケースに合わせて同窓会の案内状の文例を紹介します。
先生宛の案内状
○○学校○○年度卒業生
同窓会のご案内
謹啓
○○の候先生におかれましては、ますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます。
さて、私たちが母校○○学校を卒業してから、早○年が経ちました。
このたび、私たち○○学校○○年度卒業生一同で同窓会を開催するはこびとなりました。
ご多忙とは存じますが、○○先生とともに再会を懐かしみ、旧交を温め親睦を深めたく、謹んでご案内申し上げます。
万障お繰り合わせの上、同窓生一同先生のご臨席を心よりお待ち申し上げます。
謹白
記
日時：令和○年○月○日○時〜
会場：○○ホテル ○○の間にて
幹事代表：○○
幹事代表連絡先：000-0000-0000
※準備の都合上、出欠を○月○日までに返信はがきにてお知らせください。
同窓生宛の基本の案内状
○○学校○○年度卒業生
同窓会のご案内
拝啓
少しずつ春の気配を感じる頃となりましたが、皆様におかれましては、ご健勝のことと心よりお慶び申し上げます。
さて、私たちが母校○○学校を卒業してから、早○年が経ちました。
このたび、有志らの声がけにより、○○学校○○年度卒業生一同で同窓会を開催するはこびとなりました。
当日は、先生方も大勢おみえになりますので、ぜひ皆様お誘いあわせの上、ご出席をお願い申し上げます。
当日、お目にかかれることを楽しみにしております。
敬具
記
日時：令和○年○月○日○時〜
会場：○○ホテル ○○の間にて
会費：○○円（当日受付にて承ります）
幹事代表：○○
幹事代表連絡先：000-0000-0000
※準備の都合上、出欠を○月○日までに返信はがきにてお知らせください。
成人を記念した同窓会の案内状
○○学校○○年度卒業生
同窓会のご案内
拝啓
少しずつ春の気配を感じる頃となりましたが、皆様におかれましては、ご健勝のことと心よりお慶び申し上げます。
さて、母校○○学校を卒業してから早○年が経ち、私たちも成人を迎えました。
このたび、成人式を機会に同窓会を開催するはこびとなりました。
皆様と楽しいひとときを過ごしたいと思います。
皆様お誘い合わせの上、ご出席いただけますようお願い申し上げます。
敬具
記
日時：令和○年○月○日○時〜
会場：○○ホテル ○○の間にて
会費：○○円（当日受付にて承ります）
幹事代表：○○
幹事代表連絡先：000-0000-0000
※準備の都合上、出欠を○月○日までに返信はがきにてお知らせください。
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さまざまなメリットがあることから、採用する人が増えているWEB招待状。WEB招待状サービスの種類も増え、どこに依頼したら良いのか悩んでしまうと思います。今回はこのようにWEB招待状の依頼先を悩んでいる
創立記念の同窓会の案内状
○○学校○○年度卒業生
同窓会のご案内
拝啓
○○の候皆様におかれましては、ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
このたび、私たちの母校である○○学校が創立○周年を迎えました。
そこで、この節目となる年に同窓会を開催するはこびとなりました。
久しぶりに集い、思い出話に花を咲かせましょう。
ご多忙中とは存じますが、皆様お誘い合わせの上、ご出席いただけますようお願い申し上げます。
敬具
記
日時：令和○年○月○日○時〜
会場：○○ホテル ○○の間にて
会費：○○円（当日受付にて承ります）
幹事代表：○○
幹事代表連絡先：000-0000-0000
※準備の都合上、出欠を○月○日までに返信はがきにてお知らせください。
先生の退職祝いを兼ねた同窓会の案内状
○○学校○○年度卒業生
同窓会のご案内
拝啓
少しずつ春の気配を感じる頃となりましたが、皆様におかれましては、ご健勝のことと心よりお慶び申し上げます。
皆様におかれましては、いかがお過ごしでしょうか。
このたび、私たちの恩師である○○先生が退職されることとなりました。
つきましては、○○先生の退職のお祝いを兼ね、同窓会を開催したくご連絡いたしました。
当日は、○○先生を囲みながら、皆様と楽しいひとときを過ごしたいと思います。
○○先生も楽しみにされていますので、皆様お誘い合わせの上、ご出席いただけますようお願い申し上げます。
敬具
記
日時：令和○年○月○日○時〜
会場：○○ホテル ○○の間にて
会費：○○円（当日受付にて承ります）
幹事代表：○○
幹事代表連絡先：000-0000-0000
※準備の都合上、出欠を○月○日までに返信はがきにてお知らせください。
同窓会が恒例になっている場合の案内状
○○学校○○年度卒業生
同窓会のご案内
拝啓
○○の候時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
皆様におかれましては、いかがお過ごしでしょうか。
今年も、同窓会の季節が近づいてまいりました。
毎年（○年に1回）開催している同窓会も、今年で○回目となります。
ご多忙中とは存じますが、皆様お誘い合わせの上、ご出席いただけますようお願い申し上げます。
敬具
記
日時：令和○年○月○日○時〜
会場：○○ホテル ○○の間にて
会費：○○円（当日受付にて承ります）
幹事代表：○○
幹事代表連絡先：000-0000-0000
※準備の都合上、出欠を○月○日までに返信はがきにてお知らせください。
途絶えていた同窓会の案内状
○○学校○○年度卒業生
同窓会のご案内
拝啓
○○の候時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
皆様におかれましては、いかがお過ごしでしょうか。
このたび、○○学校○○年度卒業生の同窓会を○年ぶりに開催するはこびとなりました。
当日は、先生方もおみえになりますので、ぜひ皆様お誘いあわせの上、ご出席をお願い申し上げます。
当日、お目にかかれることを楽しみにしております。
敬具
記
日時：令和○年○月○日○時〜
会場：○○ホテル ○○の間にて
会費：○○円（当日受付にて承ります）
幹事代表：○○
幹事代表連絡先：000-0000-0000
※準備の都合上、出欠を○月○日までに返信はがきにてお知らせください。
同窓会の案内状をWEBで送るときに添える文章
同窓会の案内状には、WEB招待状を使ってみてはいかがでしょうか。
WEB招待状とは、紙の招待状のかわりに招待用のWEBページを作成し、そのURLを送る新しい招待状のシステムのこと。
同窓会の案内状にも、便利に利用できます。
同窓会の案内状をWEBで送るときは、その案内状が正式なものであることを伝えるために、URLとともに文章を添えます。
では、同窓会の案内状をWEBで送るときに添える文章について、文例を見ていきましょう。
文例
お忙しいところ失礼いたします。
このたび、○○学校○○年度卒業生の同窓会を開催することになりました。
当日は○○先生もおみえになる予定なので、思い出話や近況などを語り合い、皆様と楽しいひとときが過ごせたらと思います。
詳細は以下のURLよりアクセスできるWEB招待状をご確認ください。
(URL)
こちらが正式な招待状となりますので、お手数ですが○月○日までに必要事項をご入力いただきますよう、よろしくお願いいたします。
まとめ
今回は、同窓会の案内状を作成する際のポイントやそのまま使える文例を紹介しました。
同窓会の案内状には、WEB招待状が便利。
マナーを守りながらWEB招待状を使い、同窓会の案内状を作成してみましょう。
「同窓会の案内状を作りたい。」
「同窓会の案内状の文例が見てみたい。」
という方は、この記事を参考にしてくださいね。
