【ゴルフコンペの案内状の作り方】WEB招待状の活用法やビジネスマナーも紹介
ゴルフコンペとは、ゴルフコンペティションの略。
会社が主催して開催することが多いイベントで、ビジネスの場において社員や取引先との仲を深めることを目的にしています。
ゴルフコンペを開催するときは、案内状を作成しましょう。
- この記事はこんな人にオススメ！
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- ゴルフコンペの案内状を作成したい
- ゴルフコンペの案内状の書き方が知りたい
- ゴルフコンペの案内状にWEB招待状を使いたい
今回はこのような方に向けて、ゴルフコンペの案内状の作り方や、ゴルフコンペの案内に便利なWEB招待状サービスを紹介します。
そのまま使える文例も紹介するので、ぜひ参考にしてください。
ゴルフコンペの案内状に記載する内容
ゴルフコンペの案内状では、どんな目的で開催するゴルフコンペなのかを、明確に記載することが大切。
目的を相手に知らせることで、参加率アップにもつながります。
この他にも、ゴルフコンペの案内状に記載すべき内容は、以下の通りです。
- ゴルフコンペの案内状に記載する内容
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- 挨拶文
- 日程
- 集合時間・スタート時間
- 場所（ゴルフコース）
- 参加費（プレーフィー）
- 会費
- 参加費・会費の支払方法
- 競技ルール（集計方法）
- 募集人数（組数）
- 懇親会について
- キャンセル規定
- 申し込みの締め切り
- 幹事の名前と連絡先
では、それぞれどんなことを記載するのか詳しく見ていきましょう。
挨拶文
取引先宛の案内状は「拝啓」ではじまり「敬具」で終わるようにします。
挨拶文も、特に丁寧な文章を心がけ、取引先相手に失礼がないようにしましょう。
社内宛であれば、もう少しくだけた文章でもOK。
ですが、社内宛であっても上司から部下まで、多くの人に案内状を送る場合は、ビジネス文書を基本に挨拶文を考えましょう。
日程
日程は基本の情報なので、間違えないように記載しましょう。
次に紹介する時間とともに「日時」として記載してもOKです。
集合時間・スタート時間
ゴルフコンペの場合、集合時間とスタート時間があります。
案内状には、集合時間とスタート時間の2つを漏れなく記載するようにしましょう。
場所（ゴルフコース）
ゴルフコンペを開催する会場に複数のコースがある場合は、どのコースを使用するのかまで記載すると良いでしょう。
場所は、車で来るときにカーナビに入れられるように、住所まで記載すると親切です。
参加費（プレーフィー）
参加費とは、ゴルフコンペに参加するために必要なお金のこと。
プレーフィーともいい、参加費と会費は分けて書くようにしましょう。
参加費には、昼食費や飲み物代まで入っているのか、別途必要なのかも記載します。
会費
会費とは、景品や懇親会に必要なお金のこと。
ゴルフコンペに参加するときは、参加費＋会費が必要になります。
案内状には、会費についても明記しましょう。
参加費・会費の支払方法
参加費と会費については、その支払方法も記載する必要があります。
参加費と会費の欄にそれぞれ記載するのも良いですが、後でまとめて記載してもOK。
このとき、現金のみの場合は「参加費はフロントにてご精算ください（現金のみ）」というように、しっかりと記載しましょう。
競技ルール（集計方法）
競技ルール（集計方法）が決まっている場合は、案内状にも記載します。
集計方法としてよく使われるのが「ダブルペリア」。
その他にもスクラッチや持ちハンデ戦、ペリアなど、ゴルフコンペにはさまざまな集計方法が使われます。
どのルールでおこなうのかを記載しておくと、参加者も参加しやすくなるでしょう。
募集人数（組数）
募集人数が決まっている場合は、その人数も案内状に記載します。
特に決まっていない場合は、募集人数は書かなくてOKです。
懇親会について
ゴルフコンペの後に懇親会を予定している場合は、その懇親会の詳細も案内状に記載します。
懇親会については、場所と時間のほかに、内容も記載するようにしましょう。
例えば、表彰式を兼ねている場合は「プレー後に表彰式を兼ねた懇親会を予定しております」というように、表彰式を兼ねている旨を記載します。
キャンセル規定
キャンセルに関して、期日やキャンセル料が発生する場合は、その旨も記載します。
キャンセル規定を記載しないとトラブルにも繋がるため、注意が必要です。
申し込みの締め切り
申し込みの締め切り日も、わかりやすいように記載しましょう。
案内状は、締め切りの2か月前（遅くとも1か月前）を目安に送付します。
幹事の名前と連絡先
質問などの受付窓口として、幹事の名前と連絡先を記載します。
連絡先は電話番号と、できればメールアドレスまで記載しましょう。
そのまま使える！ゴルフコンペの案内状文例
ゴルフコンペの案内状は、社内宛なのか取引先宛なのかによって、文面が異なります。
取引先宛の場合は、特に丁寧な文章を心がけ、取引先相手に失礼がないようにしましょう。
社内宛であれば、もう少しくだけた文章でもOKです。
ここからは、宛先別にゴルフコンペの案内状の文例を紹介します。
社内宛の案内状
○○回 ○○杯ゴルフコンペ
みなさまいかがお過ごしでしょうか。
毎年恒例の「○○杯ゴルフコンペ」を下記の予定で開催するはこびとなりました。
春の陽気を感じながら、親睦を深められたら幸いに存じますゴルフ好きのみなさまに多数ご参加いただけますよう、心よりお願い申し上げます。
日時：2024年○月○日（○曜日）集合時間 AM8:00スタート AM9:00
場所：○○カントリークラブ 南コース○○県○○市‥‥000-1234-5678
参加費用：プレーフィー15,000円/会費3,000円
※プレーフィーには昼食代を含みます
※会費には景品代・パーティー1ドリンク代を含みます
※プレーフィーにつきましては、各自フロントでお支払いください
※会費につきましては、当日受付にて申し受けます
集計方法：ダブルペリア方式
懇親会：プレー後に同クラブ内レストランにて、表彰式を兼ねた懇親会を予定しております
尚、出欠のご連絡は幹事山田まで、電話またはメールにてお知らせください。
申込締切は○月○日とさせていただきます。
申し込み後にキャンセルされる場合は、○月○日までにご連絡のほどお願いいたします。
多くの方のご参加をお待ちしております。
幹事：山田 太郎
TEL 000-1234-5678
メール aaaa@***.com
取引先宛の案内状
○○回 ○○杯ゴルフコンペ
拝啓
春分の候、貴社ますますご盛栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、恒例となりました「○○杯ゴルフコンペ」を下記の通り開催するはこびとなりました。
ご多忙は存じますが、皆様奮ってご参加をお願い申し上げます。
敬具
記
日時：2024年○月○日（○曜日）集合時間 AM8:00スタート AM9:00
場所：○○カントリークラブ 南コース○○県○○市‥‥000-1234-5678
参加費用：プレーフィー15,000円/会費3,000円
※プレーフィーには昼食代を含みます
※会費には景品代・パーティー1ドリンク代を含みます
※プレーフィーにつきましては、各自フロントでお支払いください
※会費につきましては、当日受付にて申し受けます
集計方法：ダブルペリア方式
懇親会：プレー後に同クラブ内レストランにて、表彰式を兼ねた懇親会を予定しております。
豪華景品を多数用意しておりますので、あわせてご出席いただきますよう、宜しくお願い申し上げます。
尚、出欠のご連絡は幹事山田まで、電話またはメールにてお知らせください。
申込締切は○月○日とさせていただきます。
申し込み後にキャンセルされる場合は、○月○日までにご連絡のほどお願いいたします。
大変お手数ではございますが、宜しくお願いいたします。
幹事：山田 太郎
TEL 000-1234-5678
メール aaaa@***.com
ゴルフコンペの案内状にはWEB招待状がおすすめ
ゴルフコンペの案内状には、WEB招待状を使ってみてはいかがでしょうか。
WEB招待状とは、紙の招待状のかわりに招待用のWEBページを作成し、そのURLを送るという新しい招待状のシステムのこと。
結婚式の招待状として誕生したWEB招待状ですが、ゴルフコンペの案内状に使うことも可能です。
では、WEB招待状について詳しく見ていきましょう。
WEB招待状のメリット
WEB招待状には、以下のようなメリットがあります。
- WEB招待状のメリット
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- 簡単に作成できる
- SNSやメッセージなどで簡単に送れる
- 時間を短縮できる
- 出欠の返信がしやすい
- 出欠管理が簡単
- コストが安い
- 事前決済機能で事前に会費を集められる
WEB招待状は、スマートフォンやパソコンさえあれば簡単に作成することが可能。
また、SNSやメッセージ、メールなどで簡単に送れるので、時間短縮につながります。
招待された側も、わざわざ郵送したり返信はがきを記入したりする必要がなく、出欠の返信がしやすいというメリットがあります。
招待する側は、ゲストからの返信を一括で管理し、WEB上で出欠管理を簡単におこなうことが可能。
また、WEB招待状は無料で作成できるサービスが多数あるため、コストが安いこともメリットだといえるでしょう。
事前決済機能を使うと、事前に会費を集めることも可能。
会費を集める必要があるゴルフコンペにおいて、事前決済機能は便利な機能のひとつです。
WEB招待状の使い方
WEB招待状は、WEB招待状サービスに登録するところからはじめます。
WEB招待状サービスに登録してWEB招待状を作ったら、招待したい人にURLを送るだけ。
WEB招待状に入れるQRコードを生成し、紙の招待状にQRコードを貼り付けて送付するという方法もあります。
ゴルフコンペの案内状で気を付けるポイント
ゴルフコンペの案内状を作るときは、以下のポイントに気を付けましょう。
- ゴルフコンペの案内状で気を付けるポイント
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- 礼儀正しい文章を心がける
- コンペの情報を漏れなく伝える
親睦を深めるためのゴルフコンペであっても、案内状は礼儀正しい文章を心がけることが大切。
基本的なビジネス文書の構成を意識しながら、丁寧な言葉遣いと礼儀正しい文章で案内状を作成しましょう。
また、ゴルフコンペは案内状に記載しなければいけない情報が多いことが特徴。
情報は漏れなく記載し、わかりやすい案内状になるように心がけましょう。
まとめ
今回は、ゴルフコンペの案内状の作り方や、ゴルフコンペの案内に便利なWEB招待状サービスを紹介しました。
ゴルフコンペの案内状には、WEB招待状が便利。
WEB招待状を使って、ゴルフコンペの案内状を作成してみましょう。
「ゴルフコンペの案内状を作りたい。」
「ゴルフコンペの案内状にWEB招待状を使いたい。」
という方は、この記事を参考にしてくださいね。
