同窓会の案内にWEB招待状が便利｜案内状の作成手順とマナーを解説
同窓会の開催が決まったら、案内状を作成する必要があります。
同窓会の案内状には、WEB招待状を使うのがおすすめです。
- この記事はこんな人にオススメ！
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- 同窓会の案内状を作成したい
- 同窓会の案内状の作り方が知りたい
- 同窓会の案内状にWEB招待状を使いたい
今回はこのような方に向けて、同窓会の案内状の作り方や、同窓会の招待に便利なWEB招待状サービスを紹介します。
同窓会の開催を計画しているという方は、ぜひ参考にしてください。
同窓会の案内状を作成する手順
同窓会の開催が決まったら、案内状の作成に入ります。
同窓会の案内状とは、同窓会の出席者に同窓会の開催を知らせ、出席欠席の返信をしてもらう手紙のこと。
同窓会を開催するのに、案内状の作成は欠かせません。
同窓会の案内状を作成するときの手順は以下の通りです。
- 同窓会の案内状を作成する手順
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- 同窓会に招待する人をリストアップする
- 案内状のスタイルを決める
- 案内状に記載する内容を決める
- 案内状のデザインを決める
- 先生宛の案内状は別途作成する
では、案内状の作成手順について、詳しく見ていきましょう。
同窓会に招待する人をリストアップする
まずは、同窓会に招待する人をリストアップするところからはじめます。
リストアップするときは、以下の3つの状況別に分類しましょう。
- 状況別に分類する
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- 発送可能
- 住所不明
- 逝去した
基本的には「同窓会名簿」からリストアップできますが、住所が不明な人がいる場合は、母校に問い合わせたりSNSを活用したりしながら情報を集めます。
また、亡くなった同窓生に謝って案内状を送らないように、逝去者リストを作ることも大切です。
案内状のスタイルを決める
次に、案内状のスタイルを決めましょう。
案内状には、以下のようにさまざまなスタイルがあります。
- 案内状のスタイル
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- はがき・往復はがき
- 封書
- WEBで送る（WEB招待状を使う）
同窓会の案内状では、同窓生の年齢や状況に合わせて、案内状のスタイルを決めるのが良いでしょう。
例えば、同窓生が高齢であるならば、丁寧な印象を持つ封書を使うのがおすすめ。
同窓生が20代などで若い場合は、WEB招待状を使うと便利です。
案内状に記載する内容を決める
案内状を作るときは、記載する内容を事前に決めておくことも大切。
同窓会の出席率を高めるために、同窓会の情報をわかりやすく丁寧に、案内状に記載しましょう。
案内状に記載すべき基本項目は、以下の通りです。
- 案内状に記載すべき基本項目
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- 学校名
- 卒業年度
- 挨拶文
- 案内文
- 開催日時
- 開催場所
- 会費とその支払方法
- 代表幹事名
- 問い合わせ先
- 招待する先生の名前
- 出欠の返信期限
この他にも、特筆すべきことがある場合は案内状に入れ込みましょう。
案内状のデザインを決める
次に、案内状のデザインを決めます。
同窓会の案内状は、文章のみのシンプルなものから、デザインに凝って作られたものまでさまざま。
同窓会の案内がしっかりと伝えられるのであれば、どんなデザインでもOKです。
幹事同士で話し合い、同窓会の案内にぴったりのデザインを決めましょう。
先生宛の案内状は別で作成する
先生を招待する同窓会の場合、先生宛の招待状は同窓生とは別に作成しましょう。
先生宛の案内状は、同窓生宛の案内状よりも書き方やマナーに気を付ける必要があります。
また、記載する内容が変わる場合もあるので、別で作成する必要があるのです。
ブラ美
例えば、招待する先生は同窓生と集合時間が違ったり、先生は会費が不要だったりすることもあります。 そのため、先生宛の案内状は同窓生とは別に作成するようにしましょう。
同窓会の案内状に関するマナー
同窓会の案内状は、同窓生や招待する先生など、たくさんの人の目に付くものになるため、マナーに気を付けて作成する必要があります。
同窓会の案内状に関する、気を付けたいマナーは以下の通りです。
- 同窓会の案内状に関するマナー
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- 礼儀正しい文章を心がける
- 先生宛の案内状は分けて作る
- 発送は同窓会の2～3ヶ月前に
- 封書で送る際はマナーに一層気を付ける
では、同窓会の案内状に関するマナーについて、詳しく見ていきましょう。
礼儀正しい文章を心がける
案内状を送る相手とどんなに親しい仲であったとしても、同窓会の案内状は礼儀正しい文章で書くのがマナー。
基本的なビジネス文書の構成を意識しながら、丁寧な言葉遣いと礼儀正しい文章で案内状を作成しましょう。
先生宛の案内状は分けて作る
先生宛の案内状は、同窓会への案内状と分けて作るのもマナーです。
前述のとおり、先生宛の案内状は同窓生宛の案内状よりも書き方やマナーに気を付ける必要があります。
また、先生宛と同窓生宛では記載する内容が変わる場合もあるので、分けて作成する必要があるのです。
先生の退職祝いを兼ねている場合など、先生を「招待」する場合は、会費についての記載は不要。
このように、同窓生と先生は集合時間が違ったり、同窓生と先生では会費が違ったりすることもあるため、先生宛の案内状は同窓生とは別で作成しましょう。
発送は同窓会の2～3ヶ月前に
同窓会の案内状は、同窓会の2〜3ヶ月前には発送できるように準備します。
同窓会の案内状では、返信の期日を1ヶ月前に設定するのが基本。
1ヶ月前になると、会場の最終調整や料理の数の最終決定が必要になります。
1ヶ月前に返信がほしいとなると、同窓会の1ヶ月前には、同窓会の出欠がわかるようにする必要があるのです。
そこから逆算すると、案内状は同窓会の2〜3ヶ月前には発送するのがベスト。
ブラ美
早めに発送すると都合をつけやすくなり、出席率がアップしますよ。
封書で送る際はマナーに一層気を付ける
同窓会の案内状を封書で送る場合は、封書のマナーに気を付ける必要があります。
代表的な封書のマナーは、以下の通りです。
- 代表的な封書のマナー
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- 封筒の宛名面が案内状の表になるように封入する（郵送の場合）
- 封筒の裏面が案内状になるように封入する（手渡しの場合）
- 封筒と案内状の天地をそろえる
- のり付け後にシールを貼って封をする（郵送の場合）
- のり付けはせずにシールを貼って封をする（手渡しの場合）
- 横書きなら右上、縦書きなら左上に切手を貼る
このほかにも、封筒の書き方にもマナーがあります。
封筒に関するマナーがわからない場合は、手紙を送る際のマナーを参考にしましょう。
同窓会の案内状にはWEB招待状がおすすめ
同窓会の案内状には、WEB招待状を使ってみてはいかがでしょうか。
WEB招待状とは、紙の招待状のかわりに招待用のWEBページを作成し、そのURLを送るという新しい招待状のシステムのこと。
結婚式の招待状として誕生したWEB招待状ですが、同窓会の案内状として使うことも可能です。
では、WEB招待状について詳しく見ていきましょう。
【2024年最新12選】WEB招待状の無料おすすめサービスを徹底比較
さまざまなメリットがあることから、採用する人が増えているWEB招待状。WEB招待状サービスの種類も増え、どこに依頼したら良いのか悩んでしまうと思います。今回はこのようにWEB招待状の依頼先を悩んでいる
WEB招待状のメリット
WEB招待状には、以下のようなメリットがあります。
- WEB招待状のメリット
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- 簡単に作成できる
- SNSやメッセージなどで簡単に送れる
- 時間を短縮できる
- 出欠の返信がしやすい
- 出欠管理が簡単
- コストが安い
- 事前決済機能で事前に会費を集められる
WEB招待状は、スマートフォンさえあれば簡単に作成することが可能。
また、SNSやメッセージ、メールなどで簡単に送れるので、時間短縮につながります。
招待された側も、わざわざ郵送したり返信はがきを記入したりする必要がなく、出欠の返信がしやすいというメリットがあります。
招待する側は、WEB上で出欠を一括で管理し、出欠管理を簡単におこなうことが可能。
また、WEB招待状は無料で作成できるサービスが多数あるため、紙の招待状と比べるとコストが安いこともメリットだといえるでしょう。
事前決済機能を使うと、事前に会費を集めることも可能。
事前決済機能も、同窓会に大いに役立ちます。
WEB招待状の使い方
WEB招待状は、WEB招待状サービスに登録するところからはじめます。
WEB招待状サービスに登録してWEB招待状を作ったら、招待したい人にURLを送るだけ。
WEB招待状に入れる二次元コードを生成し、紙の案内状にその二次元コードを貼り付けて送付するという方法もあります。
事前決済機能の活用法
事前決済機能とは、会費を事前に集められる機能のこと。
事前決済機能は、約4〜5％ほどの手数料で使用できる便利なサービスです。
同窓会のほとんどは会費制。
その会費を受付でやり取りするとなると、トラブルが起こりやすいというデメリットがあります。
事前決済機能を使うと、同窓会当日の会費のやり取りがなくなります。
受付に要する時間の短縮にもつながるので、同窓会の会費集めには、事前決済機能を使うのがおすすめです。
結婚式の招待状として作られたWEB招待状サービスでは、事前決済機能が「オンラインご祝儀」や「WEBご祝儀」という名称になっている場合があります。
名称は違いますが、これらも会費の事前決済機能として使用可能。
同窓会では事前決済機能を便利に活用し、受付の手間を減らしましょう。
事前決済のシステム料はいくらですか？
事前決済機能では、決済金額の3.1%をシステム利用料として頂戴しております。その利用料の支払いは、新郎新婦(主催者)、ゲスト、ゲストに任せる、を設定できます。
まとめ
今回は、同窓会の案内状の作り方や、同窓会の招待に便利なWEB招待状サービスを紹介しました。
同窓会の案内状にはWEB招待状が便利。
WEB招待状を使って、同窓会の案内状を作成してみましょう。
「同窓会の案内状を作りたい。」
「同窓会の案内状にWEB招待状を使いたい。」
という方は、この記事を参考にしてくださいね。
