結婚式二次会の幹事は何をする？役割や準備のスケジュールなど成功のポイントを徹底解説します！
二次会の幹事を頼まれたら、しっかりと準備を進めて、二次会を成功させたいですよね。
幹事として二次会を成功させたいときは、幹事の役割をしっかりと理解しておき、事前準備から当日の進行までスムーズに進めましょう。
- この記事はこんな人にオススメ！
-
- 二次会の幹事を依頼された
- 二次会幹事の主な役割が知りたい
- 幹事として二次会を成功させたい
今回はこのような方に向けて、結婚式二次会幹事の役割や、準備から当日までのスケジュールを徹底解説します。
二次会の幹事を依頼されたという方は、ぜひ参考にしてください。
結婚式二次会の幹事の主な役割
結婚式の二次会は、披露宴のあとに新郎新婦の友人や同僚などを集めて催されるパーティーのこと。
二次会の幹事は、新郎新婦の友人や職場の同僚など、仲の良くて信頼のおける人に頼むのが一般的です。
二次会の幹事は、中心となって二次会の準備や運営をおこないます。
結婚式の準備で忙しい新郎新婦に代わって、二次会の準備や運営は幹事がおこなうのです。
二次会幹事の主な役割は、以下の通りです。
- 二次会幹事の主な役割
-
- 会場探し（準備）
- 演出決め（準備）
- 招待状の作成・発送（準備）
- 打ち合わせ（準備）
- 受付（当日）
- 進行（当日）
- 後片付け（当日）
二次会の幹事を依頼されたら、会場探しからスタートし、新郎新婦や会場側との打ち合わせを進めます。
そして、二次会当日の進行を務め、後片付けまでして終了。
すべての工程を責任をもっておこなうことが大切です。
結婚式二次会の幹事を引き受けたら最初に確認すること
二次会の幹事は、新郎新婦の代わりとなって、二次会の準備や運営をおこないます。
そのため、まずはどんな二次会にするのかを新郎新婦からヒアリングし、理想の二次会像を固めておくことが大切です。
新郎新婦の理想や二次会の目的を叶えられるように、幹事と新郎新婦で打ち合わせを進めましょう。
結婚式二次会の幹事を引き受けたら、最初に確認すべきことは、以下の通りです。
- 最初に確認すること
-
- 二次会に求める雰囲気
- 二次会のテーマ
- 二次会に招待するおおよそのゲスト数
- 二次会の予算（会費）
- 二次会までの大まかなスケジュール
では、それぞれどんなことを確認すべきなのか、詳しく見ていきましょう。
二次会に求める雰囲気
まずは、どんな雰囲気の二次会にしたいのかをチェックします。
友人のみを招待したカジュアルな雰囲気の二次会にしたいのか、上司や恩師なども招待したフォーマルな雰囲気の二次会にしたいのかなど、新郎新婦のイメージをヒアリングしましょう。
新郎新婦が二次会に求める雰囲気によって、準備の仕方や内容が変わってきます。
二次会に求める雰囲気を、新郎新婦と幹事ですり合わせておくことは大切です。
幹事は、新郎新婦の代わりとなって二次会の準備や進行を務めるので、ここは自分の意見を通すのではなく、新郎新婦の意見に従いましょう。
二次会のテーマ
二次会にテーマを設定するケースもあります。
テーマがあることで、幹事としては準備がしやすくなるもの。
テーマがあるという場合は、会場選びや会場装飾、BGM選びや演出内容など、二次会に関することはすべて、テーマに合わせて決めていきます。
二次会の幹事を引き受けたら、テーマがあるかどうかも、新郎新婦に最初に確認しておきたいポイントのひとつです。
二次会に招待するおおよそのゲスト数
二次会に招待するおおよそのゲスト数も聞いておきましょう。
ゲスト数がわからなければ、どれくらいのキャパの会場を探したら良いのかがわからず、二次会の具体的なイメージが沸かなくなってしまいます。
幹事を依頼されるタイミングでは、まだ招待状を発送していないケースが多く、ゲスト数は確定していないことがほとんど。
ですが幹事として、おおよそで良いのでゲスト数は把握しておきましょう。
WEB招待状で二次会をスマートに案内！カジュアルな文例＆送り方を紹介します
二次会の予算（会費）
二次会のほとんどは会費制でおこなわれます。
会費の総額＋新郎新婦の手出しの金額が二次会の予算となります。
予算や会費を決めるのは新郎新婦です。
幹事はどのくらいのお金を使って良いのかを把握するために、二次会の予算や会費を知っておく必要があります。
幹事を引き受けたら、今後の打ち合わせや準備をスムーズに進められるように、おおよその予算や会費についても新郎新婦にヒアリングしておきましょう。
結婚式「二次会」の会費の相場や決め方は？おすすめの招待方法も紹介！
二次会までの大まかなスケジュール
二次会までの大まかなスケジュールも、確認しておきたいポイントです。
まずは、二次会はいつ開催するのか、二次会開催に間に合うためにはいつ招待状を発送するのかなどの、大まかなスケジュールを確認しておきましょう。
新郎新婦が決めた大まかなスケジュールに合わせて、幹事は準備を進めていきます。
結婚式二次会幹事の準備のスケジュール
結婚式二次会の幹事は、新郎新婦の代わりとなって、二次会の準備を進めます。
準備を進めるにあたっての幹事のスケジュールは、以下の通りです。
幹事のスケジュール
| 4～5か月前 | 幹事顔合わせ役割分担会場探し |
| 3か月前 | 会場決定招待状準備 |
| 2か月前 | 会場との打ち合わせスタート乾杯挨拶・余興などの依頼招待状発送プログラム・演出決め |
| 1か月前 | 当日のスタッフィング必要な道具や景品の買い出し |
| 1週間前 | 会場との最終打ち合わせ |
では、二次会幹事の準備のスケジュールを、期間ごとに見ていきましょう。
二次会4～5か月前
幹事を依頼されるのは、二次会の4〜5か月前ごろが一般的。
まずは幹事顔合わせをおこない、幹事の中で役割を決めます。
幹事は、新郎新婦の共通の友人2名か、新郎側から2名・新婦側から2名の4名で構成されることが多く、複数人で力を合わせておこなうもの。
そのため、まずは顔合わせで親睦を深めつつ、二次会に向けての役割分担をしましょう。
また、二次会の会場を探しはじめるのもこの時期。
会場は、新郎新婦が探すケースもあれば、幹事側に一任されるケースもあります。
新郎新婦がどうしたいのかに合わせて、会場探しをはじめましょう。
二次会3か月前
二次会3か月前には、会場を決めて、招待状の準備をはじめます。
会場探しを新郎新婦から依頼されていたとしても、最終的な決定権は新郎新婦にあります。
しかし、幹事として下見に立ち会ったり、会場探しのサポートをしたりしながら、二次会の3か月前には会場を決めるようにしましょう。
招待状の準備をはじめるのもこの時期。
新郎新婦がリストアップしたゲストに送る、招待状の準備をはじめます。
近年は、二次会の招待状としてWEB招待状を採用する人が増えているため、幹事としては招待状の準備が不要なケースもあります。
【WEB招待状】二次会も一緒に案内！結婚式と一括案内する方法と注意点
二次会2か月前
この時期になると、会場との打ち合わせがスタートします。
プログラムや演出を決めながら、新郎新婦も交えて打ち合わせしましょう。
乾杯挨拶や余興などの依頼をするのも幹事の仕事です。
誰に依頼するのかは新郎新婦が決めますが、その人に依頼をかけることは、基本的には幹事がおこないます。
二次会1か月前
幹事だけでは二次会当日のスタッフが足りないという場合は、二次会の1か月前には依頼できそうな人をゲストの中からピックアップし、依頼をかけます。
このとき、新郎新婦に依頼してもらったほうがスムーズに進みそうな場合は、新郎新婦にお願いしましょう。
結婚式の二次会には、さまざまな小物や道具、景品が必要です。
二次会の1か月前には買い出しに行き、二次会に必要なものをそろえておきましょう。
買い出しに行くときは、予算をしっかりと把握しておき、計算しながら購入することが大切です。
二次会1週間前
二次会1週間前には、必要に応じて最終打ち合わせをおこないます。
最終打ち合わせでは、二次会が成功するように、不安な点を確認しておきましょう。
結婚式二次会幹事の当日のスケジュール
結婚式二次会の当日、幹事は受付から進行、精算や後片付けまでおこないます。
結婚式当日に、幹事がやるべき仕事として挙げられるのは、以下の通りです。
- 当日の仕事
-
- 会場設営
- 受付
- 司会進行
- 進行サポート
- 音響
- 撮影
- 後片付け
- 精算
では、具体的にどんなことをするのか、詳しく見ていきましょう。
会場設営
会場設営は、幹事全員でおこないます。
会場によっては、前日までに備品を持ち込んでおくと設営してくれる場合もあるので、相談してみましょう。
受付
ゲストが来場して、会費の受け渡しなどがおこなわれる受付も、幹事の役割のひとつ。
受付は、新郎側と新婦側でそれぞれ用意します。
幹事だけでは受付の人数が足りないという場合は、事前に信頼のおけるゲストに受付を依頼しておきましょう。
司会進行
司会進行は、プロにお任せするケースと、幹事が担うケースがあります。
また、ゲストの中に司会進行が得意そうな人がいる場合は、その人に依頼するのも良いでしょう。
進行サポート
進行のサポートや、タイムキーパーも幹事の役割です。
結婚式の二次会には、会場で決められた時間があるので、その時間内にすべてのプログラムがクリアできるように、進行をサポートします。
また、景品をゲストに渡したり配布物を配布したり、司会だけではできないようなことも、幹事がサポートしましょう。
音響
会場によっては、音響も幹事が担当します。
音響機材は操作が難しい場合もあるので、不安な場合は詳しい人に依頼するなどしましょう。
撮影
予算や会場の都合によっては、ビデオや写真の撮影も幹事に任されます。
どんな写真や映像を撮影してほしいかは、新郎新婦に指示を仰ぎましょう。
後片付け
二次会がおひらきになったら、後片付けをします。
基本的な片付け作業は会場スタッフがやってくれることが多いので、幹事は忘れ物がないかを会場全体をまわってチェックしましょう。
精算
会費を管理し精算するのも、幹事の重要な役割のひとつ。
会費の管理や精算などのお金がかかわる場面は、どのように管理して、いつ誰がどのようにして精算するのか、新郎新婦も交えて話し合っておきましょう。
そのうえで、幹事が精算することになったら、責任をもって会場側とやり取りを進めます。
まとめ
今回は、結婚式二次会幹事の役割やスケジュールを徹底解説しました。
二次会の幹事を依頼されたら、新郎新婦の代わりとなって、二次会を成功に導きましょう。
「二次会幹事の役割が知りたい。」
「二次会幹事のスケジュールが知りたい。」
という方は、この記事を参考にしてくださいね。
「素敵な結婚式になりますように。」
ブラプラはそんな気持ちでおふたりを応援しています！
